Zasady przetwarzania danych osobowych
§1
Postanowienia ogólne
Niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych określają:
obowiązki Podmiotu Przetwarzającego związane z przetwarzaniem przekazanych Danych Osobowych,
uprawnienia Podmiotu Przekazującego Dane Osobowe.
Pojęcia użyte w niniejszych Zasadach oznaczają:
Zasady – niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych,
Canvas – Canvas spółka z ograniczona odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą Warszawie, przy ul. Sarabandy 63 (02-868 Warszawa), wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIII Wydział Krajowego Rejestru Sądowego nr KRS 0000448794, NIP 951-23-63-986,
Klient – klient Canvas, na rzecz którego Canvas świadczy usługi reklamowe,
Podmiot Przetwarzający – odpowiednio:
– Canvas w odniesieniu do Danych Osobowych przekazanych Canvas przez Klienta lub
– Klient w odniesieniu do Danych Osobowych przekazanych Klientowi przez Canvas,
Podmiot Przekazujący – odpowiednio:
– Klient w odniesieniu do Danych Osobowych przekazanych Canvas przez Klienta lub
– Canvas w odniesieniu do Danych Osobowych przekazanych Klientowi przez Canvas,
Dane Osobowe – odpowiednio:
– dane osobowe przekazane Canvas przez Klienta w związku ze świadczeniem przez Canvas na rzecz Klienta usług reklamowych, dotyczące pracowników i współpracowników Klienta i obejmujące następujący zakres: imię, nazwisko, adres email, numer telefonu, stanowisko, chyba że Klient uzna, że w danym przypadku konieczne jest przekazanie danych osobowych w większym zakresie lub
– dane osobowe dotyczą pracowników i współpracowników Canvas, w związku ze świadczeniem przez Canvas na rzecz Klienta usług reklamowych, obejmujące następujący zakres: imię, nazwisko, adres email, numer telefonu, numer dowodu osobistego chyba że Canvas uzna, że w danym przypadku konieczne jest przekazanie danych osobowych w większym zakresie.
§2
Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego i uprawnienia Podmiotu Przekazującego
Podmiot Przetwarzający jest uprawniony do przetwarzania przekazanych mu przez Podmiot Przekazujący Danych Osobowych wyłączenie jako podmiot przetwarzający te dane w rozumieniu przepisów prawa o ochronie danych osobowych (procesor), w zakresie i w celu niezbędnym do umożliwienia Canvas wykonania usług reklamowych przez Canvas na rzecz Klienta i przez okres niezbędny do świadczenia tych usług, w szczególności Podmiot Przetwarzający nie jest uprawniony do decydowania o celach i sposobach przetwarzania przekazanych Danych Osobowych.
Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu Danych Osobowych zgodnie z instrukcjami Podmiotu Przekazującego i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
dane osobowe będą mogły być przetwarzane przez Podmiot Przetwarzający wyłącznie na podstawie odpowiedniego upoważnienia Podmiotu Przekazującego, w szczególności na podstawie zlecenia wykonania określonych czynności w związku z usługami świadczonymi przez Canvas, odpowiednie polecenia w tym zakresie będą wydawane pomiędzy stronami na piśmie, mailowo lub telefonicznie,
Podmiot Przetwarzający zapewni, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
Podmiot Przetwarzający będzie podejmował wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1, dalej: RODO) (bezpieczeństwo przetwarzania),
Jeżeli należyta realizacja obowiązków Podmiotu Przetwarzającego wynikających ze współpracy stron będzie tego wymagała, Podmiot Przetwarzający może dokonać dalszego powierzenia przetwarzania Danych Osobowych innym podmiotom. Warunkiem dalszego powierzenia Danych Osobowych przez Podmiot Przetwarzający jest uprzednie powiadomienie o tym fakcie Podmiotu Przekazującego, co nie wyłącza możliwości wyrażenia przez Podmiot Przekazujący sprzeciwu wobec dalszego powierzenia, który Podmiot Przekazujący może wyrazić w terminie 5 dni roboczych od poinformowania go o zamiarze podpowierzenia. Brak reakcji Podmiotu Przekazującego w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim jest równoznaczny z brakiem sprzeciwu,
W przypadku, gdy Canvas (jako Podmiotowi Przetwarzającemu) zostaną przekazane Dane Osobowe przez Klienta – Canvas będzie korzystał z usług następujących podmiotów przetwarzających:
AGNAT spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Bydgoszczy, KRS 0000090753 – dostawca usług hostingowych (poczta elektroniczna),
Business Online Services Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy, KRS 0000340328 – podmiot zapewniający wsparcie IT w zakresie systemu informatycznego,
ROBBO Professional sp. z o.o. z siedzibą w Wilczej Górze, KRS 0000594497- podmiot zapewniający wsparcie IT,
Podmiot Przetwarzający w miarę możliwości będzie pomagał Podmiotowi Przekazującemu wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne,
Podmiot Przetwarzający uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, będzie pomagał Podmiotowi Przekazującemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO,
Podmiot Przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, usunie wszelkie dane osobowe oraz usunie wszelkie ich istniejące kopie, a w przypadku, gdy Podmiot Przekazujący zażąda zwrotu tych danych – zwróci dane osobowe, zgodnie z jego instrukcjami, chyba że z obowiązujących przepisów będzie wynikał obowiązek dalszego przechowywania danych osobowych,
Podmiot Przetwarzający będzie udostępniał Podmiotowi Przekazującemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków związanych z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych (wynikających z umownych ustaleń pomiędzy stronami jak i obowiązujących przepisów prawa) oraz będzie umożliwiał Podmiotowi Przekazującemu lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów przetwarzania danych osobowych, w tym inspekcji, i będzie przyczyniał się do nich.
§3
Postanowienia końcowe
W przypadku zmiany Zasad – Klient zostanie o nich poinformowany poprzez dostarczenie Klientowi Zasad w nowym brzmieniu pocztą elektroniczną. Zmiana zasad wymaga zgody Klienta.
Niniejsze Zasady wchodzą w życie w dniu 25 maja 2018 roku.